Funktionstrennung in der IT-Beschaffung bei externen Dienstleistern

Um die Durchlaufzeit von IT-Projekten zu beschleunigen oder um IT-Projekte zu ermöglichen, werden oft verschiedene Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert. Dadurch erhoffen sich Unternehmen positive Synergieeffekte durch ergänzende Kompetenzen der Dienstleister einerseits und Zugriff auf zusätzliche Personalkapazitäten andererseits.

Unternehmen sollten sich Gedanken darüber machen, welche Projektaufgaben und -funktionen auf welcher Projektebene ausgelagert werden können, welche Folgen diese Verteilung für die Beschaffungsstrategie nach sich ziehen und wie die Umsetzung erfolgen soll, denn das Fazit aus der Praxis fällt in den meisten Unternehmen ambivalent aus: In vielen Fällen wird berichtet, dass der Auftraggeber sich nicht mehr als „Herr des eigenen Projektes" sieht, sondern sich dem externen Dienstleister ausgeliefert fühlt. Zudem zählt das Suppliermanagement im Rahmen des COBIT-Frameworks als Governance-Aufgabe.

Die genannten Probleme treten insbesondere im IT-Projektgeschäft auf und liegen u. a. darin begründet, dass gerade das IT-Projektgeschäft aufgrund seiner vielen Facetten individualisiert und nicht standardisierbar ist. Daher stellt sich – anders als bei der Beschaffung von Standardsoft- oder -hardware – die Frage: Wie beschaffe ich etwas, das nicht standardisierbar ist und wie gewährleiste ich, dass ich das Produkt zur vereinbarten Qualität geliefert bekomme, ohne Gefahr zu laufen, opportunistischem Verhalten des externen Dienstleisters ausgeliefert zu sein?

Lernziele

• Um Schwachstellen und Fehler im IT-Projektgeschäft zu vermeiden, sollten Unternehmen einen gewissen Grad an Eigenleistung erbringen
• Die Funktionstrennung sollte zwischen Planung/Steuerung und Durchführung erfolgen
• Wichtige Positionen im Projekt sollten von Mitarbeiter:innen mit entsprechendem Know-How besetzt sein